komunikasi bisnis

MEMAHAMI  KOMUNIKASI  BISNIS

Komunikasi merupakan faktor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi bisnis. Seorang pimpinan secara rutin harus berkomunikasi dengan bawahannya untuk meminta mereka membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat kontrak kerja sama, membuat surat balasan/tanggapan, dan sejenisnya.

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Saat ini kita akan membahas tentang komunikasi verbal.

Komunikasi Verbal

Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal (verbal communication)? Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan dan lisan. Mengirimkan sesuatu kepada seseorang, atau menelepon orang tua, teman, pacar, berbincang-bincang atau mengobrol dengan teman, atau menggosip dengan tetangga sebelah, menonton televisi dan sejenisnya, merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.

Meskipun seseorang dapat mengungkapkan sesuatu secara nonverbal (tidak melalui tulisan atau lisan), ia tetap membutuhkan komunikasi verbal, misalnya bila hendak membahas kejadian masa lalu, ide. Hal-hal diatas tidak dapat diungkapkan secara sempurna dengan komunikasi nonverbal, tetapi dapat diungkapkan lewat kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan (pidato). Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang akan memahami apa yang disampaikan pembicara atau penulis. Penyampaian suatu pesan lewat tulisan dan lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seeseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan. Untuk pesan-pesan, seseorang dapat menggunakan tulisan dan ucapan. Sedangkan untuk menerima pesan-pesan, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

            

    1.           Berbicara dan Menulis

Pada umumnya, untuk mengirim pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara daripada menulis. Alasannya, karena lebih praktis. Penyampaian pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang, karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.

Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk tulisan bisnis mencakup antara lain surat, memo, laporan.

                2.           Mendengarkan dan Membaca

Komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperolah atau mendapatkan informasi daripada menyampaikannya. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar dan membaca.

Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan mendengar yang kurang baik. Sebagai contoh yang sederhana, ketika mendengar suatu percakapan, katakanlah sepuluh menit, informasi yang tertinggal dalam pikiran mungkin hanya setengah dari yang diucapkan. Beberapa hari kemudian, pesan yang masih dapat diingat mungkin tinggal seperempatnya. begitu pula halnya dengan mahasiswa. Tatkala mengikuti kuliah, pada hari pertama mungkin banyak hal yang didapatkan, dipahami, dan dimengerti. Namun, pada hari-hari berikutnya materi yang masih dapat diingat, dipahami, dan dimengerti sudah banyak berkurang.

        Dalam kaitannya dengan keterampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan memahami pesan-pesan penting dari suatu bacaan. Hasil studi yang dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986 menunjukkan bahwa di Amerika Serikat kira-kira 38 persen orang dewasa mengalami kesulitan untuk memahami iklan di surat kabar-surat kabar..

        Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi, yang berarti seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung/bahan yang sedang dibacanya.

        Setelah dapat menangkap inti pembicaraan/bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar.

        Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik seseorang harus dapat berkonsentrasi, pada apa yang sedang dibaca/didengar. Pekerjaan tersebut tentu saja bukan tugas yang mudah, karena perlu suatu tindakan yang berulang-ulang, tidak sekali jadi!

Referensi :           Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Erlangga