pengorganisasian pesan-pesan bisnis

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai  dengan apa yang  dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

         1.         Bertele-tele

Seringkali pesan pembuka pada awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.

         2.         Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan, dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audience. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audience. 

         3.         Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audience. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi. Karena audience akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

         4.         Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan.

Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama dari para komunikator.

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audience. Mengorganisasi pesa-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat melakukannya dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1)      Subjek dan tujuan harus jelas

2)      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3)      Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

4)      Semua, informasi yang penting harus sudah tercakup

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audience memahami pesan yang disampaikan, membantu audience menerima pesan, menghemat waktu audience, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

a.      Membantu audience memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audience dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.

b.      Membantu audience menerima suatu pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audience memahami maksud pesan, juga membantu audience untuk menerima pesan tersebut. misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko, memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakan. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran.

c.       Menghemat waktu

Apabila suatu pesan tidak terorganisir dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audience. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pessa-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audience akan dapat dihemat. Di samping itu, audience dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d.      Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan dengan baik, cepat, dan efisien merupakan suatu tujuan. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin meningkat tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

Referensi :           Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Erlangga